De organisatie trekt professionals aan op het gebied van datascience

Hoe moet een op kennisverwerving gebaseerde overheidsorganisatie reageren op grote en snelle veranderingen in de maatschappij, waarin zich nieuwe specialismen ontwikkelen? Ze kan natuurlijk per kennisgebied een doordachte strategie ontwikkelen. Ze kan ook zorgen dat ze nieuw ontstaande kennis in huis heeft, zodat die strategisch inzetbaar is zodra dat echt nodig wordt.

In een overheidsorganisatie is behoefte aan de inzet van datascience. Ondanks de schaarste op de arbeidsmarkt lukt het om een instroom van deze expertise te organiseren. Hierdoor zijn een aantal over de organisatie verdeelde data science kernen bestaande uit data scientists, data engineers, data analisten en vakspecialisten ontstaan. De data science instroom bestaat veelal uit jonge (zeer) hoog opgeleide op kennis gerichte ambitieuze personen. Zij willen hun kennis delen en bijhouden en op een andere manier werken dan nu gebruikelijk is in de organisatie. Dat valt niet mee in een grote overheidsorganisatie waar zij de “vreemde eend in de bijt” zijn. Enkele jaren geleden hebben zij elkaar dan ook gevonden en vormen zij een (h)echte community. Deze data science community komt, naast de vele digitale contacten, enkele keren per jaar fysiek bij elkaar. De rol van facilitator ontstond organisch. De community facilitator, die dus niet formeel benoemd is, stimuleert de verbinding en organiseert sessies. Iedereen uit de data science kernen is welkom en het aantal deelnemers is gegroeid naar ruim 100.

De professionals ontwikkelen een informele organisatie

Door het bottom up proces ontwikkelt zich een formele organisatie, die alle deskundigheden met elkaar verbindt. Als compensatie daarop zoeken de aangetrokken professionals contact met elkaar en ontwikkelen een informeel netwerk, dat vooral gericht is op communicatie, het delen van kennis. De facilitator vervult een regierol.

Half 2018 werd een bijeenkomst georganiseerd voor vertegenwoordigers van de diverse kernen in de data science community. Ze kwamen op een ochtend bijeen om over de punten te praten waar zij tegenaan liepen en waarbij het niet gelukt was om bij de eigen leidinggevende hier aandacht voor te krijgen. Aan het eind van de bijeenkomst werd een lijst met generieke knelpunten door de facilitator ‘hoger’ in de organisatie onder de aandacht zal worden gebracht.

De informele organisatie treedt in contact met de formele organisatie

De informele organisatie van professionals ontwikkelde zich van een netwerk voor kennisdeling tot een doelgerichte groep, die probeerde ontbrekende voorwaarden voor het werk te verbeteren. Dat kon alleen door beslissingsmacht in de formele organisatie te mobiliseren.

 De facilitator kaartte de problematiek aan bij een besluitvormende commissie bestaande uit portefeuillehouders van betrokken expertisegebieden. Deze portefeuillehouders waren tevens leidinggevenden van organisatieonderdelen. De commissie gaf aan dat zij eerst meer zicht op het vakgebied data science wilde hebben en gaf opdracht om enkele hoofdlijnen en ordeningsprincipes op te stellen.

Vervolgens heeft de facilitator in samenwerking met de community een ordeningsmethodiek samengesteld. Kern daarvan was dat er een hulpstructuur zou komen, die zou zorgen voor een goede kennisdeling en de gevraagde faciliteiten voor de community. Deze zijn als uitgangspunten voor de verdere ontwikkeling van het data science expertise gebied door de commissie goedgekeurd. De verdere afhandeling werd doorgeschoven naar een programmamanager van één van de portefeuilles.

Deze pragmatische oplossing laat de informele organisatie van datascience intact, verbindt haar tegelijk zo met de formele organisatie, dat de community daarmee overweg kan. Opdat moment een prima traject. Maar dan.

De formele organisatie neemt het roer over en loopt vast

De programmamanager concludeerde al snel dat data science meer dan alleen één portefeuille raakt. Een tweede programmamanager werd aan de doorontwikkeling van het data science vakgebied gekoppeld. Gezamenlijk wilden ze een bredere onderbouwing van de hulpstructuur. De facilitator zag dit gebeuren, maar kon daar verder niets aan doen. De aandacht verschoof naar de aansturing van een centrale opdrachtenstroom en de bijbehorende formalisatie van een afdeling, aantal FTE en haar budgettering. Over het oplossen van de knelpunten waarvoor de hulpstructuur was bedoeld werd niet meer gesproken.

De programmamanagers, werkten een voorstel voor een plan van aanpak uit. Dit voorstel werd nauwelijks gedeeld met de community. De doorlooptijd werd door de overvolle agenda van de programmamanagers steeds langer en tijdens de afstemmingsmomenten werden iedere keer nieuwe eisen gesteld waardoor het voorstel steeds verder afdreef van de oorspronkelijke intenties: een hulpstructuur. En toen werd het stil.

 Waarom liep dit traject dood? Ik kan vanuit mijn algemene visie daar een hypothetisch antwoord op geven. De programmamanagers kozen voor een traject, waarin zij de data cience een plaats gaven in de formele organisatie. Ze namen daarmee een taak van het bestuur over, zonder de formele macht om daar besluiten over te kunnen nemen. Door hun negatie van de community raakten ze tegelijk de steun daarvan kwijt. Voor de community een zware teleurstelling zou je zeggen. Of niet?

De informele organisatie gaat door en groeit, ook zonder formele steun

 Meer dan twee jaar na de inventarisatie van de knelpunten van het data science vakgebied is er nog steeds geen zicht op een aanpak vanuit een portefeuille. Door het formele karakter van het voorstel van de twee portefeuilles is de community het model van de virtuele hulpstructuur gaan zien als een voortzetting van de gevestigde orde. Inmiddels vindt de data science community zijn eigen weg. Er zijn verschillende bewegingen zichtbaar. Zo is een data science kern pilot voor een experiment met nieuwe organiseervormen. Een andere kern organiseert een aantal taken die bij de hulpstructuur belegd zouden worden. En weer een andere kern pakt een aantal gemeenschappelijke HRM issues op. Daarnaast worden binnen de community een aantal aspecten van de opdrachtenstroom gereguleerd en wordt de verbinding met de ICT architectuur aangebracht en ontwikkelen zij ICT onderdelen zelf. Wat vanuit de portefeuille aan het data science vakgebied toegevoegd gaat worden is nog onduidelijk. De facilitator heeft nu besloten om meer energie te stoppen in het beïnvloeden van de lijn (leidinggevenden van de data science functionarissen). Moraal van het verhaal: water stroomt altijd naar het laagste punt. De data science community breekt zelf door op haar eigen wijze

De informele macht van professionals

Professionals staan onderaan in organisatiehiërarchie, lijkt het. Zij helpen met hun expertise om besluiten voor te bereiden die op hoger niveau moeten worden genomen. Zij voeren besluiten uit die van bovenaf worden opgelegd. De organisatie waarin dat gebeurt is van boven af bedacht en opgelegd. Dit verhaal toont professionals die heel onafhankelijk een eigen informele organisatie opzetten, niet alleen voor henzelf, maar van strategisch belang voor de hele organisatie. Met hun informele organisatie zetten ze een structuur op, die tekorten van de formele organisatie aanvult.

Elke organisatie kent ook zijn informele organisaties. Niet alleen op managements- en bestuursniveau, maar op professioneel niveau. Dit voorbeeld laat goed zien, dat die informele organisatie niet zo maar ontstaat, maar als reactie op de mogelijkheden en problemen die de formele organisatie hen in hun werk bezorgt. Professionals zullen vaak niet zomaar uitvoerders zijn van plannen van hogerop. Ze vullen tekorten aan, tot op strategisch niveau, ten goede of ten slechte.